­ ALV tijdens de coronacrisis - KNHS

ALV tijdens de coronacrisis

Inmiddels zijn we grotendeels weer terug naar normaal in de sport. Ook de ALV’s kunnen weer fysiek plaatsvinden, waarbij we elkaar weer kunnen ontmoeten. Maar het is niet noodzakelijk en mag door de verlenging van de coronaspoedwet tot 1 december 2021 ook nog digitaal plaatsvinden. Aangezien de ALV’s meestal fysiek in de horeca plaatsvinden, zal ook hier een coronatoegangsbewijs gevraagd worden. In de coronaspoedwet mag de ALV met 4 maanden uitgesteld worden, dit betekent binnen de KNHS-statuten voor de najaars ALV nog tot 1 april 2022.

De wet schrijft voor dat goedkeuring van financiële stukken uiterlijk binnen 6 maanden moet gebeuren , waardoor uitstellen van de ALV niet voor iedereen een optie is. Met de coronaspoedwet vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid, officieel genaamd Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, kan de ALV digitaal alsnog plaatsvinden en kunnen zaken op tijd worden afgehandeld.

Planning ALV
Het bestuur kan kiezen voor het houden van een vergadering via digitale weg, ook als dit niet in de statuten geborgd is. Het bestuur kan de termijn voor het houden van een fysieke algemene vergadering verlengen met ten hoogste vier maanden. Op deze wijze kan de vergadering worden uitgesteld mocht dit voor de vereniging en de daarbij betrokkenen beter uitkomen dan het houden van een algemene vergadering op digitale wijze. In artikel 13 van de modelstatuten van een KNHS vereniging is vastgelegd dat jaarlijks ten minste twee ALV’s worden gehouden. De voorjaarsvergadering welke uiterlijk 30 juni wordt gehouden. Deze datum is dan nu verlengd met 4 maanden tot 30 oktober 2021 en de najaarsvergadering welke normaliter tot uiterlijk 1 december wordt gehouden en met 4 maanden verlengd kan worden tot 1 april 2022. De bijeenroeping gebeurt 3 weken voorafgaand aan de ALV door een mededeling in de officiële mededelingen of door een schriftelijke oproep aan de leden.

De statuten voorzien in 2 vergaderingen per jaar. Het is dus statutair niet mogelijk om de voor- of najaarsvergadering een jaar over te slaan of samen te voegen.

Stappenplan 
Bepaal eerst welke oplossing jij met je vereniging kiest. De vraag is hoe dit geregeld kan worden. NOC*NSF heeft hiervoor al handvatten met toelichting, tips en een stappenplan ontwikkeld. Hier sluiten we als KNHS graag bij aan. Ga hiervoor naar de site van NOC*NSF

Alvast een aantal tips

  • Zorg dat leden een goede toelichting krijgen over wat ze moeten doen / kijk of je leden kan ondersteunen qua installeren etc.;

  • Schrijf uit wat je nodig hebt voor het organiseren en waar je rekening mee moet houden;

  • Zorg voor een duidelijke rolverdeling (denk aan voorzitter, secretaris hebben de regie en overige bestuursleden krijgen het woord bij hun agendapunt);

  • Laat accorderen hoe je de ALV gaat inrichten. Zodat er later geen discussie over kan ontstaan. Dus leg dat vast;

  • Test van te voren of alles werkt; Bedenk van tevoren wat te doen wanneer het mis gaat (internetverbinding valt weg e.d.);

  • Maak je gebruik van Zoom? Zorg dan voor een Proffesional account, anders kan je meeting niet langer dan 40 minuten duren;

  • Zorg dat iedereen zijn microfoon uit zet, vragenstellen kan via de chat functie. De secretaris (of iemand anders) kan deze monitoren en bespreekbaar maken;

  • Stemmen kan onder andere gebeuren door hand opsteken of via de chat.

Verdere informatie hoe u de ALV goed kunt organiseren vindt u in de Kennissheet "ALV in Corona tijd" voor KNHS verenigingen, die u hier kunt downloaden. 

Ander Nieuws

  • Tips van de Top: Proefgericht rijden
    Tips van de Top: Proefgericht rijden
  • De KNHS-FNRS Springcompetitie gaat in 2022 weer door!
    De KNHS-FNRS Springcompetitie gaat in 2022 weer door!
  • Kom werken bij de KNHS
    Kom werken bij de KNHS