Privacy wetgeving

Wat houdt deze wet in?

De wet houdt in dat alleen gegevens worden opgeslagen die een bedrijf of vereniging daadwerkelijk nodig heeft en dat vastligt welke gegevens worden opgeslagen en hoe deze worden beschermd.

Wat ligt eraan ten grondslag?

Door de groei in dataverkeer en -opslag en de verschillende wetgevingen in Europese landen ontstond de behoefte aan uniforme regels. Deze privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie en vervangt onze Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens, die alweer stamt uit 2001. De wet is vooral gebaseerd op de Europese dataprotectie richtlijn uit 1995.

Wat zijn de sancties?

Niet voldoen aan de wetgeving kan leiden tot aanzienlijke boetes. Een bedrijfseigenaar of verenigingsvoorzitter is in dit verband hoofdelijk aansprakelijk. De AVG is een inspanningswet; je moet kunnen aantonen dat je moeite doet om je aan de wet te houden.

Hoe pak ik dat aan?

1. De eerste stap is inventariseren welke gegevens van leden worden vastgelegd, bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mail en bankinformatie.

2. Leg ook vast waar deze gegevens vandaan komen, hoe ze worden gebruikt en met wie ze worden gedeeld.

3. Nu is actie geboden op vier vlakken. Het eerste vlak is de organisatieprocedure. Hierbij kijk je hoe je alles rond de gegevens die je beheert, hebt georganiseerd. Welke gegevens je vastlegt, waarvoor die worden gebruikt, wie toegang heeft, welke nooit worden gebruikt, hoe ze worden verwijderd en wanneer, et cetera.

4. Het tweede vlak is de ICT. Maak gebruik van actuele hardware en software, regelmatige updates en een virusscanner bij Windows-systemen. Zorg ook voor veilige back-upbestanden van je gegevens.

5. Alle medewerkers en vrijwilligers moeten op de hoogte zijn van de nieuwe regels. Binnen elke onderneming en vereniging wordt iemand verantwoordelijk voor privacygevoelige informatie. Dit wordt vastgelegd en iedere betrokkene tekent een geheimhoudingsverklaring.

6. Het laatste vlak! Dat is het juridische gebied. Goede afspraken met drukkers, softwarepartijen en andere relaties die te maken hebben met persoonsgegevens, worden nog belangrijker. Stel ook een privacy beleid op waarin je vastlegt hoe je omgaat met persoonlijke gegevens.

ONLINE HULPPROGRAMMA

Er zijn drie verschillende hulpmiddelen, afhankelijk van de grootte van de vereniging of de manege, of er personeel in dienst is en of er een accommodatie is. Met het volgen van de stappen en de uitvoering van daarin genoemde werkzaamheden maakt u uw vereniging AVG-proof. De uiteindelijke verantwoording over de omgang met de persoonsgegevens conform de nieuwe wet ligt bij de vereniging. 

De KNHS en de FNRS werken samen met de Stichting AVG Verenigingen. Alles wat de wet van u verwacht hebben zij samengevat in vier hoofdgebieden en deze komen terug in een 15-stappenplan dat zij samen met experts op dit gebied hebben ontwikkeld. Het is een online programma waarmee de grotere verenigingen en bedrijven zo eenvoudig mogelijk en op een juiste manier de AVG-wetgeving kunt implementeren.

Via www.fnrs.nl/avg kunt u een code aanvragen voor het online programma of u ontvangt een e-mail met de benodigde informatie en formulieren.

Privacy vraagstuk: Het gebruik van wedstrijdfoto’s online

De Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), die is ingegaan op 25 mei 2018, schrijft voor dat foto’s/video’s van minderjarige leden wel gepubliceerd mogen worden, maar alleen als daarvoor toestemming is verkregen. Nieuw is dat een vereniging moet kunnen aantonen dat deze toestemming is verleend en dat er maatregelen zijn genomen om de beelden te beschermen. Lees hier hoe de De KNHS op praktische wijze omgaat met deze nieuwe wetsbepaling en wat u zelf kunt doen.

Meer weten?

De Stichting AVG voor verenigingen weet raad: www.avgverenigingen.nl. Ook NOC*NSF heeft een aantal documenten beschikbaar gesteld die je hieronder kunt downloaden.