Schriftelijk stemmen binnen een vereniging

Regelmatig krijgen we vragen van verengingen over wat de te volgen procedure is bij het schriftelijk in stemming brengen van onderwerpen tijdens een algemene ledenvergadering. Onderstaand de twee meest gestelde vragen en de antwoorden hierop.

1. Hoe gaat een schriftelijke stemming binnen een vereniging in zijn werk?

Het verenigingsbestuur heeft de verplichting een “stembureau” van 3 onafhankelijke personen te benoemen. Eén van hen wordt benoemd als voorzitter van het stembureau. De taak van het stembureau is de stemming ordentelijk aan de hand van een aan hun verstrekte stemgerechtigde ledenlijst te laten verlopen. Net zo als bij politieke verkiezingen dient ieder lid zijn stembriefje in te leveren op vertoon van een (kopie) identiteitsbewijs.

2. Hoe werkt het met volmachten bij bestuursverkiezingen en/of andere zaken die tijdens de ALV (conform de agenda) in stemming gebracht worden?

Een stemgerechtigd lid van de vereniging mag bij verhindering een ander stemgerechtigd lid machtigen zijn stem uit te brengen. Hiervoor dient degene die een ander machtigt een machtigingsformulier in te vullen en ondertekenen. Tevens dient er een kopie identiteitsbewijs bijgevoegd te zijn zodat het stembureau de rechtmatigheid van de machtiging kan toetsen. Een lid mag door maximaal 1 andere leden gemachtigd zijn.