Endurancewedstrijd organiseren

Wil je een endurance wedstrijd organiseren? Stem dan de datum af met de KNHS Endurancevereniging. Zie ook de website van de KNHS Endurancevereniging: www.endurancevereniging.nl

Een endurancewedstrijd organiseren… iets voor jou?

Iets terug doen voor je sport. Ruiters en paarden een mooie dag bezorgen. Dat is de voldoening van het organiseren van een endurancewedstrijd. Voor een rijvereniging met een eigen locatie en horeca kan het ook nog eens een aanvulling op de clubkas betekenen. Maar voor je er aan begint, wil je natuurlijk weten wat er allemaal bij komt kijken. Hier lees je of een wedstrijd organiseren iets voor jou is en hoe je er mee aan de slag kunt. 

Locatie en route

Vrijwel elke locatie met ruimte en voorzieningen voor hippische wedstrijden en een natuurgebied in de buurt is geschikt voor endurancewedstrijden. Bijzonderheden zijn:

• Veterinaire keuring: ruimte voor minimaal 10 paarden met een veilige afstand tot elkaar en minimaal 2 drafbanen van 40 m lang op een stevige, vlakke bodem.
• Vetgate: 15 m² per deelnemer in klasse 2, 3 en 4. Dichtbij de veterinaire keuring.
• Minimaal 2 noodboxen.
• Er is veel behoefte aan water door de deelnemers.

De route is minimaal 20 km lang en bestaat voor niet meer dan 10% uit asfaltwegen zonder berijdbare berm. Veilige spoorwegovergangen, bruggen en oversteken (met verkeersmedewerkers) zijn geen probleem. Het gebruik van ruiterpaden heeft de voorkeur en zal in de meeste gevallen verplicht worden door instanties.

Benodigde tijd

Dit is het geschatte totaal aantal uren dat het organiseren van een endurancewedstrijd kost. In een team kun je de taken en de tijd verdelen:

• Voorbereidende werkzaamheden: 50 uur.
• Beantwoorden vragen deelnemers vanaf 2-3 maanden voor de wedstrijd: max. 3 uur/week.
• Een na laatste week voor de wedstrijd: 25 uur.
• Laatste week incl. wedstrijddag zelf: 35 uur.

Door veel advies te vragen aan ervaren organisatoren, kun je tijd besparen.

Rechtspersoon

Alleen (rij)verenigingen of stichtingen kunnen bij de KNHS een wedstrijd aanvragen. De KNHS Endurance Vereniging kan je helpen een stichting op te richten: bestuur@endurancevereniging.nl

De verplichtingen en risico’s van een stichting zijn klein en alle informatie is te vinden op internet.

Afdekken van risico´s

Door een stichting of vereniging te vormen zijn de organisatoren niet hoofdelijk aansprakelijk bij calamiteiten, tenzij sprake is van nalatigheid. Daarnaast kun je een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Daardoor loop je weinig risico.

Financiën

Vanaf 60 tot 80 deelnemers zijn bij veruit de meeste wedstrijden de inkomsten hoger dan de kosten. (Voor meerdaagsen kan meer inschrijfgeld gevraagd worden en kan het minimum aantal deelnemers lager zijn.) Voor verenigingen die zelf een locatie hebben en de opbrengsten van horeca hebben, kan een endurancewedstrijd een mooie aanvulling op de kas betekenen.

Ook kleinere wedstrijden (vanaf 40 deelnemers) kunnen zonder problemen quitte draaien door enkele van deze tips toe te passen:

• gebruik van een gratis locatie,
• verzorg goede horeca,
• onderhandel over kosten van vergunningen,
• zoek sponsoren die gebruiksvoorwerpen als prijzen ter beschikking stellen,
• vraag als rijvereniging de leden die helpen zelf een lunchpakket mee te nemen,
• onderzoek plaatselijke subsidiemogelijkheden.

Hulp

Je kunt hulp krijgen van:

• de endurancevereniging: knhs-endurancevereniging.nl
• een ervaren organisator, websites van andere organisaties vind je via knhs-endurancevereniging.nl
• De Technisch Afgevaardigde die door de KNHS aan je toegewezen wordt en je in het voortraject ondersteunt.