Officials op je wedstrijd

In Nederland kun je met je paard elk weekend om de hoek deelnemen aan wedstrijden. Om deze wedstrijden te kunnen organiseren is het voor de wedstrijdorganisatie van belang om officials tijdig te benaderen.

Wanneer je een wedstrijd organiseert, dan heb je officials nodig. Waar vind je die en wat hebben zij nodig tijdens een wedstrijddag?
Bij de KNHS komen regelmatig vragen binnen van wedstrijdorganisaties over hun verplichtingen ten aanzien van het uitnodigen en faciliteren van officials. In de wedstrijdreglementering staat hierover onder andere het volgende vermeld:

"Een wedstrijdorganisatie is verplicht zorg te dragen voor een passende accommodatie voor alle officials. Daarnaast moet een wedstrijdgevende organisatie voor de wedstrijd voldoende bevoegde KNHS-officials aanstellen en de officials bij het annuleren van een wedstrijd tenminste drie dagen voor het begin van de desbetreffende wedstrijd hiervan in kennis stellen. Meer over de verplichtingen van wedstrijdorganisaties is omschreven in het Algemeen Wedstrijdreglement van de KNHS."

Natuurlijk heeft het uitnodigen van officials voorafgaand aan de wedstrijd, de ontvangst aan het begin van de wedstrijddag en begeleiding van officials tijdens de wedstrijddag heel wat meer voeten in aarde dan alleen het bieden van een passende accommodatie. Om wedstrijd gevende organisaties hierin te ondersteunen zijn de volgende richtlijnen en aandachtspunten opgesteld.

Officials vinden en uitnodigen
Na het behalen van een official licentie mag een official ingezet worden als jurylid. Officials zijn over het algemeen drukbezet, houd hier rekening mee en begin tijdig met het vragen van officials voor jouw wedstrijd. In Mijn KNHS staat een overzicht van beschikbare juryleden, parcoursbouwers en Federatievertegenwoordigers. Deze lijst wordt steeds bijgewerkt. De KNHS organiseert regelmatig opleidingen voor officials. Als de opleiding succesvol wordt afgerond, wordt de status van betreffende official bijgewerkt in de lijst. 

Heb je een official gevonden? Dan is het goed om een aantal afspraken te maken met de official. Spreek af welke rubriek of klassen er beoordeeld gaan worden. De official moet daarbij zelf aangeven of hij/zij bevoegd is om deze klassen te beoordelen, uiteraard moet de official in het bezit zijn van een geldige licentie voor de rubriek die hij/zij gaat beoordelen. In Mijn KNHS vind je de actieve licenties.

Stem af op welke manier je de officiële bevestiging toestuurt en wanneer de official het benodigde programma en een startlijst kan verwachten. Daarnaast is het goed om af te stemmen, in geval de discipline dit met zich meebrengt, of de official een eigen schrijfster meeneemt. Wanneer de official zelf een schrijfster meeneemt is het goed om de gegevens van de schrijfster op te vragen. Maak afspraken over het tijdstip waarop de official op de wedstrijddag verwacht wordt en waar hij/zij zich kan melden. Vraag of de official zelf in het bezit is van een bel en indien van toepassing een stopwatch en deze meeneemt op de wedstrijddag. Maak ook afspraken over de vergoedingen. Richtlijnen voor de vrijwilligersvergoeding vind je hier(link https://www.knhs.nl/officials/vergoeding-voor-vrijwilligers/)  Heb er ook begrip voor dat wanneer je heel ver van te voren officials benaderd zij dit nog niet kunnen / willen toezeggen.

Wanneer je de officials bevestigd hebt kun je de benodigde vrijwilligers zoals; schrijvers, ringmeesters, omroep e.d. vragen. Hier adviseren we reserves achter de hand te houden.

Voorafgaand aan de wedstrijd
Op het afgesproken moment ontvangt de official van de wedstrijdorganisatie het programma en een startlijst. Het is belangrijk om deze tijdig versturen omdat het jurylid dan kan kijken hoe de dag ingedeeld is en welke combinaties beoordeeld gaan worden. De taak van een jurylid is het beoordelen van de prestatie en het vaststellen van het resultaat van de deelnemende combinaties en daarmee het eindklassement van de rubriek en/of wedstrijd. Van een official mag verwacht worden dat hij/zij in volledige onafhankelijkheid de combinaties beoordeeld. In de gedragscode van officials is opgenomen wanneer er sprake is van belangenverstrengeling. Klik hier(https://www.knhs.nl/officials/gedragscode-voor-knhs-officials/) om naar de gedragscode te gaan. Daarnaast vind je(hier: https://www.knhs.nl/officials/tips-voor-juryleden/beoordelen-van-leerlingen-of-familie/) een toelichting over het beoordelen van leerlingen of familie. De official moet bij de wedstrijdorganisatie kenbaar maken wanneer er sprake is van belangenverstrengeling. De official moet dus de startlijst door kunnen nemen.

Bestuursleden van de wedstrijdorganisatie, wedstrijdorganisatoren en eigenaren of exploitanten van accommodaties zijn niet gerechtigd een officialfunctie uit te oefenen indien dit de functie als dressuurjurylid, endurancejurylid, Federatievertegenwoordiger en/of I&R-controleur betreft tijdens wedstrijden door henzelf, door hun vereniging of wedstrijdorganisatie georganiseerd of georganiseerd op hun eigen accommodatie.

Verstuur de benodigde informatie over de wedstrijd, het programma, de startlijsten en eventuele parkeerkaarten, routebeschrijving e.d. tijdig voor de wedstrijd aan het jurylid/ de official/ de vrijwilliger. Is er sprake van belangenverstrengeling? Dan zal de official contact met de organisatie opnemen. Wanneer het mogelijk is, bijvoorbeeld bij het organiseren van meerdere rubrieken op dezelfde dag, kan de desbetreffende rubriek geruild worden met ander jurylid of kan de deelnemer verplaatst worden naar een andere rubriek in dezelfde klasse. Is het niet mogelijk om te wisselen of de deelnemer te verplaatsen dan is het aantrekken van een andere jurylid een optie.
Is er geen ander jurylid? Dan zal in overleg met de betreffende deelnemer afgesproken worden dat deze hors concours (HC) start. In geen geval kan de deelnemer voor puntenregistratie deelnemen aan de wedstrijd en in aanmerking komen voor een klassering.

Tijdens de wedstrijd
Maak iemand van de organisatie verantwoordelijk voor de ontvangst van de officials. Hij / zij fungeert als gastvrouw / gastheer en is het aanspreekpunt voor de officials.

• Zorg tijdens de wedstrijd voor een ruimte waar de officials worden ontvangen. Zorg dat er koffie en thee of iets anders te drinken staat.en informeer de officials tijdig waar op het wedstrijdterrein zij verwacht worden voor het uitoefenen van hun functie.
• In de ontvangstruimte kunnen de jurymappen worden uitgereikt met daarin de benodigdheden voor de te beoordelen rubrieken. De mappen bevatten o.a. een volledige startlijst van de desbetreffende rubriek, de protocollen op volgorde van de startlijst en eventueel een meeleesexemplaar van de te beoordelen proeven. Vraag het jurylid de map te controleren.
• Tevens kan het jurylid worden voorgesteld aan de secretaris. Geef aan waar de officials na afloop de documenten kunnen inleveren en zich kunnen melden voor de uitbetaling van de vergoeding.
• Bestaat de jury uit meerdere personen? Dan wijst de wedstrijdorganisatie een voorzitter van de jury aan, tenzij dit in het disciplinereglement anders is omschreven. Laat de official kennis maken met collega officials, de ringmeester, omroeper en eventuele vrijwilligers die helpen bij de betreffende ring. De officials moeten, indien van toepassing, onderling de taakverdeling afstemmen met collega officials.
  Wie is de Federatievertegenwoordiger? De Federatievertegenwoordiger kan apart aangesteld zijn of deze taken worden waargenomen door het/ een jurylid. In geval van springen wordt afgesproken hoe er tussen juryleden gerouleerd wordt.
• Spreek af op welke wijze de officials op de hoogte worden gesteld van eventuele wijzigingen in het programma / de startlijst.
• Van juryleden kun je alleen verwachten dat zij voor langere tijd geconcentreerd blijven wanneer met regelmaat een pauze wordt ingebouwd. Kijk voor de bepalingen hierover in de betreffende wedstrijdreglementen per discipline. De pauzes kunnen benut worden om de officials te voorzien van een consumptie. Indien de organisatie er de voorkeur aan geeft kunnen de consumpties voor de duur van de rubriek ook vooraf worden meegegeven aan de officials en vrijwilligers.

De uitslag
Het jurylid is verantwoordelijk voor de juiste invulling van de protocollen en/of beoordelingslijsten van de beoordeelde combinaties en dient deze te voorzien van naam, persoonsnummer en handtekening. Het jurylid stelt het resultaat van de wedstrijd vast, aan de hand waarvan het klassement wordt opgemaakt door de rekenkamer. Het is belangrijk dat het jurylid controleert of de rekenkamer de beoordeling goed heeft opgenomen in het klassement.

Na afloop van de rubriek worden in de rekenkamer de uitslagen verwerkt en het klassement opgemaakt. De startlijst en het klassement worden met elkaar vergeleken. Staan alle deelnemers die bij gestart zijn in de uitslag en klopt de ranking? Elke deelnemer die gestart is moet op de uitslagenlijst vermeld worden!

Om de sport zo goed en eerlijk mogelijk te laten verlopen hebben we met elkaar spelregels opgesteld. Om de onderlinge competitie eerlijk te houden zijn er regels rondom de startgerechtigdheid van ruiters en paarden. Help je mee om de sport eerlijk te houden? Dit doe je door aan ons door te geven welke ruiters en paarden gestart zijn en het door hen behaalde resultaat. Neem dus alle gestarte combinaties op in de uitslagenlijsten en indien een deelnemer bij inschrijving Hors Concours(HC) heeft aangegeven neem je deze combinatie als HC op in de lijsten(conform het disciplinereglement). Op een HC start zijn de reglementaire bepalingen van toepassing. Deze starts moeten dus voldoen aan het reglement.

Daarnaast zijn er regels die bijdragen aan paardenwelzijn, denk hierbij aan de leeftijden van paarden en het maximum aantal starts op een wedstrijddag. Ook jij helpt ons om hierop toe te zien door de uitslagen volledig aan ons door te geven.

Om je als wedstrijdorganisatie te helpen zeten we kort een aantal aandachtspunten voor het controleren van de uitslagen op een rijtje:

• staan alle gestarte combinaties op de uitslagenlijst?
• klopt de ranking?
• staan HC-starts weergegeven?
• staan uitsluitingen/diskwalificaties correct weergegeven?

Ontbreken er starts? Kloppen uitslagen niet? Dan moet de uitslag terug naar de rekenkamer en moet deze aangepast worden. Daarna controleert het jurylid nogmaals de uitslag. Klopt de uitslag? Dan zet de official zijn/haar naam, persoonsnummer en handtekening op de uitslag en stel deze daarmee definitief vast. Zonder naam, persoonsnummer en handtekening van het jurylid zelf is de uitslag niet definitief vastgesteld! Let op: de official moet dus zelf de uitslagenlijst ondertekenen!

Als wedstrijdorganisatie kun je het jurylid vragen om prijzen uit te reiken. Het is van belang dat het jurylid in ieder geval zelf aanwezig is bij de prijsuitreiking om eventuele vragen van deelnemers te kunnen beantwoorden. Tot uiterlijk 30 minuten na het bekend maken van de einduitslag van de desbetreffende rubriek kan tegen een beslissing van een official protest worden ingediend bij de Federatievertegenwoordiger. Het jurylid moet dus minimaal 30 minuten wachten. Wil een deelnemer protest indienen? Hier vindt de federatievertegenwoordiger het protest formulier.

Was er sprake van bijzonderheden? Dan moet de official altijd een rapportage invullen! Hier vindt de official het rapportage formulier. Was er sprake van een (ernstige) overtreding? Dan moet opgave gedaan worden via  het opgave overtreding formulier.

Tot slot
Van de officials mag je verwachten dat zij tijdig aanwezig zijn, goed voorbereid zijn op hun taak en op de hoogte van de geldende reglementen. Mocht je geconfronteerd worden met een afmelding is het wel zo correct - afhankelijk van de omstandigheden – dat een official enige coöperatie biedt bij het zoeken naar vervanging. Als er ergens in het geheel van welke partij dan ook punten van kritiek zijn, stel deze niet ter discussie op het terrein, maar bespreek dit in een besloten ruimte met elkaar. Behandel en benader elkaar met respect en realiseer je dat iedereen vrijwel altijd als vrijwilliger een bijdrage levert aan het evenement.