Officials inzetten

Wanneer je een wedstrijd organiseert, dan heb je officials nodig. Waar vind je die en wat hebben zij nodig tijdens een wedstrijddag?

Bij de KNHS komen regelmatig vragen binnen van wedstrijdorganisaties over hun verplichtingen ten aanzien van het uitnodigen en faciliteren van officials. In de wedstrijdreglementering staat hierover onder andere het volgende vermeld:

"Een wedstrijdorganisatie is verplicht zorg te dragen voor een passende accommodatie voor alle officials. Daarnaast moet een wedstrijdgevende organisatie voor de wedstrijd voldoende bevoegde KNHS-officials aanstellen en de officials bij het annuleren van een wedstrijd tenminste drie dagen voor het begin van de desbetreffende wedstrijd hiervan in kennis stellen. Meer over de verplichtingen van wedstrijdorganisaties is omschreven in het Algemeen Wedstrijdreglement van de KNHS."

Natuurlijk heeft het uitnodigen van officials voorafgaand aan de wedstrijd, de ontvangst aan het begin van de wedstrijddag en begeleiding van officials tijdens de wedstrijddag heel wat meer voeten in aarde dan alleen het bieden van een passende accommodatie. Om wedstrijdgevende organisaties hierin te ondersteunen zijn de volgende richtlijnen en aandachtspunten opgesteld.

Officials vinden en uitnodigen

Officials zijn over het algemeen drukbezet, houd hier rekening mee en begin tijdig met het vragen van officials voor jouw wedstrijd. In MijnKNHS staat een overzicht van beschikbare juryleden, parcoursbouwers en Federatievertegenwoordigers. Deze lijst wordt steeds bijgewerkt. De KNHS organiseert regelmatig opleidingen voor officials. Als de opleiding succesvol wordt afgerond, wordt de status van betreffende official bijgewerkt in de lijst. 

  • Spreek met juryleden af welke rubriek of klassen er beoordeeld gaan worden, op welke manier je de officiële bevestiging stuurt en wanneer zij het benodigde programma en een startlijst kunnen verwachten. Vraag of het jurylid, in geval de discipline dit met zich meebrengt, een eigen schrijfster meeneemt en zo ja of je de gegevens van de schrijfster kunt noteren. Geef aan op welk tijdstip het jurylid/de official wordt verwacht en waar hij of zij zich kan melden. Vraag ook of het betreffende jurylid zelf in het bezit is van een bel. Heb er ook begrip voor dat wanneer je heel ver van te voren officials benaderd zij dit nog niet kunnen / willen toezeggen.
  • Wanneer je de officials bevestigd hebt kun je de benodigde vrijwilligers zoals; schrijvers, ringmeesters, omroep e.d. vragen. Hier adviseren we reserves achter de hand te houden.
  • Verstuur de benodigde informatie over de wedstrijd, het programma, de startlijsten en eventuele parkeerkaarten, routebeschrijving e.d. tijdig voor de wedstrijd aan het jurylid/ de official/ de vrijwilliger.

Voorafgaand aan de wedstrijd

Voor de wedstrijddag kan er een instructiebijeenkomst worden belegd met alle medewerkers/ vrijwilligers, zoals ringmeesters, omroepers,schrijvers. Te bespreken onderwerpen zijn o.a. wat van hen verwacht wordt, de werktijden, taakverdeling en wat te doen bij calamiteiten.

  • Zorg dat de juryruimte goed bereikbaar is en tijdig gereed. Controleer of deze aan de voorwaarden voldoet, op de juiste plaats staat en schoon is. Let hierbij op het klimaat, het licht, zicht (op de rijbaan en of er contact mogelijk is met de ruiter / voorlezer / ringmeester), de eventuele geluidsinstallatie, de aanwezigheid van pennen, een schrijfgedeelte, goede (ergonomische) stoelen, een bel (indien de official deze niet zelf heeft) en een prullenbak.
  • Zorg ook dat de accommodatie voor de toezichthouder gereed en schoon is.

Tijdens de wedstrijd

Maak iemand van de organisatie verantwoordelijk voor de ontvangst van de officials. Hij / zij fungeert als gastvrouw / gastheer en is het aanspreekpunt voor de officials.

  • Zorg tijdens de wedstrijd voor een ruimte waar de officials worden ontvangen. Zorg dat er koffie en thee of iets anders te drinken staat.en informeer de officials tijdig waar op het wedstrijdterrein zij verwacht worden voor het uitoefenen van hun functie.
  • In de ontvangstruimte kunnen de jurymappen worden uitgereikt met daarin de benodigdheden voor de te beoordelen rubrieken. De mappen bevatten o.a. een volledige startlijst van de desbetreffende rubriek, de protocollen op volgorde van de startlijst en eventueel een meeleesexemplaar van de te beoordelen proeven.
  • Tevens kan het jurylid worden voorgesteld aan de secretaris. Geef aan waar de officials na afloop de documenten kunnen inleveren en zich kunnen melden voor de uitbetaling van de vergoeding.
  • Spreek af op welke wijze de officials op de hoogte worden gesteld van eventuele wijzigingen in het programma / de startlijst en wie op de dag fungeert als Federatievertegenwoordiger. De
    Federatievertegenwoordiger kan apart aangesteld zijn of deze taken worden waargenomen door het/ een jurylid.
  • Van juryleden kun je alleen verwachten dat zij voor langere tijd geconcentreerd blijven wanneer met regelmaat een pauze wordt ingebouwd. Kijk voor de bepalingen hierover in de betreffende wedstrijdreglementen per discipline. De pauzes kunnen benut worden om de officials te voorzien van een consumptie. Indien de organisatie er de voorkeur aan geeft kunnen de consumpties voor de duur van de rubriek ook vooraf worden meegegeven aan de officials en vrijwilligers.

Tot slot

Van de officials mag je verwachten dat zij tijdig aanwezig zijn, goed voorbereid zijn op hun taak en op de hoogte van de geldende reglementen. Mocht je geconfronteerd worden met een afmelding is het wel zo correct - afhankelijk van de omstandigheden – dat een official enige coöperatie biedt bij het zoeken naar vervanging. Als er ergens in het geheel van welke partij dan ook punten van kritiek zijn, stel deze niet ter discussie op het terrein, maar bespreek dit in een besloten ruimte met elkaar. Behandel en benader elkaar met respect en realiseer je dat iedereen vrijwel altijd als vrijwilliger een bijdrage levert aan het evenement.

Categorie: officials inzetten, wedstrijdorganisatie

Ander Nieuws

  • Nieuw! KNHS Concoursprogramma Mennen
    Nieuw! KNHS Concoursprogramma Mennen
  • Wat bezielt Hermann van den Bosch?
    Wat bezielt Hermann van den Bosch?
  • Tryon 2018: Nederlandse officials
    Tryon 2018: Nederlandse officials