Wegblijven deelnemers zonder juiste afmelding en innen inschrijfgeld

Een probleem waar veel wedstrijdgevende organisaties mee te maken hebben is dat deelnemers zich niet volgens de reglementaire bepalingen afmelden voor een wedstrijd. Dit is niet alleen vervelend voor de organisatie, maar ook voor de deelnemers.

Een wedstrijdgevende organisatie kan deelnemers die zich niet, niet juist of niet tijdig afmelden voordragen bij de KNHS voor het opleggen van een administratieve heffing. Hiervoor stuurt de organisatie het volledig ingevulde inschrijfformulier met een begeleidend schrijven op naar de KNHS, waarna de KNHS de maatregel neemt. Wanneer een lid het er niet mee eens is dat hij door de wedstrijdgevende organisatie is voorgedragen bij de KNHS, dient hij zich te wenden tot de wedstrijdgevende organisatie. De penningmeester of wedstrijdsecretaris ontvangt hierom dan ook altijd een afschrift van de correspondentie. 

Ondersteuning bij het innen van inschrijfgeld door de KNHS

Wanneer het u als wedstrijdorganisatie niet lukt om bij een deelnemer het inschrijfgeld te innen, kan de KNHS hierbij ondersteuning bieden. Voor deze ondersteuning heeft de KNHS het volgende nodig:

  • het bewijs van inschrijving
  • een afschrift van de aan de deelnemer verstuurde factuur
  • herinnering en ingebrekestelling.

Wanneer de KNHS de aan de deelnemer verstuurde correspondentie (één factuur, één herinnering en één ingebrekestelling) en het bewijs van inschrijving heeft ontvangen, wordt de deelnemer aangeschreven.

Wel of geen origineel inschrijfformulier

  • heeft de deelnemer zich niet ingeschreven via Mijn KNHS, dan dient het originele inschrijfformulier meegestuurd te worden.
  • heeft de deelnemer zich wel ingeschreven via mijn KNHS, geef dat dan aan bij de aanmelding wanneer ondersteuning wordt gevraagd. 

De wedstrijdgevende organisatie ontvangt een afschrift van deze correspondentie. In deze correspondentie wordt door de KNHS aan desbetreffende deelnemer een laatste betalingstermijn gegeven. Wanneer na het verstrijken van deze termijn niet aan de betalingsverplichting is voldaan, worden de diensten van de KNHS opgeschort aan desbetreffende deelnemer en kan de KNHS hiervoor een administratieve heffing opleggen. Tot het moment dat door de wedstrijdgevende organisatie aan de KNHS is gemeld dat aan de betalingsverplichting is voldaan, kan het lid geen gebruik maken van de diensten van de KNHS.

Hieronder staan drie modelbrieven (voorbeeld van een factuur, herinnering en ingebrekestelling), die je kunt aanpassen om te versturen aan de deelnemer(s).

Meer informatie

Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de KNHS afdeling Handhaving, telefoon 0577 408 200 of e-mail: handhaving@knhs.nl.

Downloads

Ander Nieuws

  • Ontmoet de springruiters uit KNHS Talententeam 2019
    Ontmoet de springruiters uit KNHS Talententeam 2019
  • Van Grunsven en Wennemars zijn het roerend eens bij KNHS Talentenplan
    Van Grunsven en Wennemars zijn het roerend eens bij KNHS Talentenplan
  • Deelnemers internationale wedstrijden 14 t/m 20 oktober 2019
    Deelnemers internationale wedstrijden 14 t/m 20 oktober 2019